Jakarta, Kemendikbud --- Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, untuk mewujudkan tertib arsip dibutuhkan kesamaan visi dan keseragaman dalam pengelolaan kearsipan secara profesional. Karena itulah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) menggelar Rapat Koordinasi Kearsipan di Lingkungan Kemendikbud yang berlangsung dengan kombinasi metode daring dan luring. Rakor Kearsipan Kemendikbud dibuka secara resmi melalui daring oleh Sekretaris Jenderal (Sesjen) Kemendikbud, Ainun Na’im, pada Rabu (18/11/2020).

Sesjen Kemendikbud Ainun Na’im mengatakan, penyelenggaraan kearsipan yang tertib merupakan prasyarat penting bagi terciptanya kinerja organisasi yang baik dan bersih. “Pengelolaan kearsipan yang tertib di lingkungan Kemendikbud akan memberi kontribusi yang besar untuk mendukung program Reformasi Birokrasi yang sedang dan terus dijalankan oleh pemerintah,” ujarnya saat pembukaan Rakor Kearsipan Kemendikbud.

Ia juga menuturkan, Reformasi Birokrasi menuntut adanya akuntabilitas kinerja dan transparansi lembaga publik, sehingga peran serta masyarakat dapat dioptimalisasikan untuk mendorong iklim demokrasi menuju negara yang sejahtera, adil, dan makmur. “Tata kelola arsip yang baik akan menstimulasi perubahan paradigma aparatur negara menjadi lebih transparan dan akuntabel. Oleh karena itu semua perlu adanya penguatan peran kearsipan,” katanya.

Sesjen berharap, kegiatan Rakor Kearsipan Kemendikbud dapat dimanfaatkan untuk merumuskan dan menyepakati berbagai kebijakan yang cerdas dan implementatif sehingga penyelenggaraan kearsipan di Kemendikbud dapat meningkatkan laju pembangunan di bidang pendidikan dan kebudayaan. Ia juga memberikan arahan khusus kepada Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) agar melakukan sinergi dengan institusi lain untuk mengakselerasikan kegiatan pembinaan kearsipan.

“Kegiatan kearsipan sudah selayaknya menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan kinerja unit organisasi di mana pun, karena arsip yang dikelola dengan baik digunakan untuk mendukung penyusunan perencanaan organisasi, mengendalikan proses kegiatan secara ketat, dan digunakan dalam melakukan pengawasan yang komprehensif,” tuturnya.

Rakor Kearsipan Kemendikbud berlangsung selama tiga hari, yakni pada 18 s.d. 20 November 2020 dengan metode tatap muka di Jakarta dan secara daring dengan peserta dari luar Jakarta. Dalam laporannya, Kepala Biro Umum dan PBJ, Moch Wiwin Darwina mengatakan, peserta Rakor Kearsipan Kemendikbud terdiri dari perwakilan Unit Utama di Kemendikbud, Perguruan Tinggi Negeri, Politeknik Negeri, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Kemendikbud. “Dan narasumber pada Rakor Kearsipan ini adalah plt. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Dr. Muhammad Taufik, M.Si. dengan materi Kebijakan Nasional tentang Penyelenggaraan Kearsipan, Asisten Deputi Koordinasi Pelaksanaan dan Evaluasi Reformasi Birokrasi Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan III, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Natalina Sipayung dengan materi Peran Arsip dalam mendukung RBI dalam rangka percepatan reformasi birokrasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, dan testimoni penyelenggara kearsipan dan administrasi Kementerian Kesehatan, dr. Am Natallia Umar,” katanya.
 
Untuk mendukung tata kelola kearsipan yang tertib, saat ini Biro Umum dan PBJ Kemendikbud sedang membangun Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen (SPAD), yaitu sebuah sistem aplikasi yang mengintegrasikan unsur-unsur kearsipan yang diatur dalam UU Kearsipan dengan unsur-unsur layanan informasi publik yang diatur dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dan Permendikbud Nomor 68 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendikbud. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di Era Digital 4.0 yang semakin pesat, maka implementasi arsip elektronik (e-arsip) harus didukung bersama, sehingga informasi tentang penyelenggaraan pemerintahan dapat didiseminasikan secara cepat dan tepat, baik untuk kepentingan akuntabilitas maupun untuk kepentingan membangun memori kolektif bangsa. (Zainuddin/Desliana Maulipaksi)
Sumber :