Pamulang, 27 September 2022 --Salah satu tugas Sekretariat Jenderal (Setjen), Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) adalah menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan kementerian. Dalam melaksanakan tugas tersebut, salah satu fungsi yang diselenggarakan Setjen adalah pembinaan kearsipan.
 
“Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta simplifikasi pengaturan mengenai kearsipan merupakan hal penting yang perlu dijamin dalam penyelenggaraan kearsipan karena arsip merupakan sumber sejarah,” kata Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang Jasa (PBJ), Triyantoro dalam kegiatan Sosialisasi Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 Tahap 3, di Universitas Terbuka Convention Center, Pondok Cabe, Pamulang, Jawa Barat, pada Senin (26/9).
 
Lebih lanjut dalam sambutannya mewakili Sekretaris Jenderal (Sesjen) Kemendikbudristek, Triyantoro menjelaskan peran arsip yang tidak hanya sebagai sumber dari informasi, tetapi juga sebagai sumber ingatan. “Sebagai manusia yang sangat terbatas daya ingatnya, arsip menjadi suatu keniscayaan yang harus tetap dijaga karena memiliki manfaat yang luar biasa,” katanya.
 
Pentingnya arsip untuk dikelola dengan baik menurut Triyantoro karena semua kebijakan dan program yang pernah dilakukan oleh Kemendikbudristek mulai dari zaman dulu hingga sekarang merupakan sejarah yang perlu diketahui oleh publik. “Untuk itu, arsip harus dikelola dan dijaga dengan baik dan sesuai kaidah kearsipan,” tegas dia.
 
Namun, ia juga menyoroti beberapa permasalahan utama dalam penyelenggaraan kearsipan. Pertama, keterbatasan sumber daya manusia kearsipan khususnya jabatan fungsional arsiparis. Selain menyediakan arsiparis sesuai kebutuhan unit kerja, perlu ada penguatan kapasitas dan pengoptimalan fungsi bagi para jabatan administrasi penyetaraan ke fungsional arsiparis yang telah mendapatkan pembekalan teknis.
 
Kedua, keterbatasan pendanaan serta sarana dan prasarana di sebagian besar unit kerja. Untuk memastikan kearsipan berjalan dengan baik, perlu ada komitmen manajemen, khususnya pimpinan unit yang melaksanakan fungsi unit kearsipan dan fungsi unit pengolah. Ketiga, minimnya cakupan pengawasan kearsipan internal. Hal ini merupakan konsekuensi dari keterbatasan SDM dan pendanaan. Ketercapaian target pengawasan di tahun ini baru di level unit utama.
 
“Padahal sebagai satu rangkaian proses kegiatan, harus ada kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu, pengawasan kearsipan harus segera dilaksanakan sampai ke level UPT,” sebutnya.
 
Permasalahan keempat yaitu minimnya pengawalan implementasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) sehingga perlu ada dukungan dan komitmen dari seluruh pimpinan untuk bersama-sama memandang pentingnya arsip dalam setiap penyelenggaraan kegiatan. “Oleh karena itu, memastikan seluruh pegawai tersosialisasikan tentang GNSTA dengan baik sangat penting dalam mendukung pengelolaan arsip yang tertib, autentik, dan terpercaya,” ujar Triyantoro.
 
 
Rektor Universitas Terbuka (UT), Ojat Darojat menyampaikan antusiasnya atas penyelenggaraan kegiatan ini. “Hari ini merupakan momen penting bagi seluruh instansi seluruh instansi, satker, BLU, juga perguruan tinggi berbadan hukum yang berada dalam lingkup Kemendikbudristek untuk memahami dan mencermati bersama-sama peraturan Menteri mengenai penyelenggaraan kearsipan yang tertuang dalam Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022,” ujarnya. 
 
Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 kata Ojat, mengatur seluruh sistem komunikasi kedinasan, sehingga dokumen yang tercipta di instansi di lingkup Kemendikbudristek terstandar, otentik dan memiliki legalitas. Implementasi dari Undang-undang Kearsipan dan Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 adalah terciptanya iklim tata persuratan yang mengakomodasi ke arah  pengelolaan arsip secara elektronik.  Dengan penerapan arsip secara elektronik maka akan lebih efisien dalam pengelolaan tata persuratan, serta akan lebih mempercepat temu kembali dari arsip yang diperlukan.
 
“Saat ini digital learning ecosystem (DLE) telah diterapkan di UT, termasuk di dalamnya pengelolaan tata naskah kedinasan. Beberapa transaksi kegiatan penting di UT telah difasilitasi dengan aplikasi yang memudahkan bagi pihak-pihak yang melakukan kegiatan melakukan berbagai transaksi,” jelasnya.
 
Hasil dari berbagai transaksi tersebut kata Rektor Ojat adalah arsip yang terkelola secara otomatis di mana pada aplikasi tersebut telah difasilitasi dengan pengelolaan arsip sekaligus. Kondisi seperti ini telah banyak dilakukan oleh berbagai perguruan tinggi lainnya.
 
“Kegiatan sosialisasi ini diselenggarakan untuk mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan bidang pendidikan, kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan teknologi sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu. Serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip dan meningkatkan kualitas layanan arsip di bidang pendidikan, kebudayaan, ilmu pengetahuan dan teknologi,” ucapnya antusias.*** (Denty A./Aline R.)
Sumber :